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Englisch

Aufbau eines Geschäftsbriefs (engl. structure of a business letter)

Geschäftliche Korrespondenz findet auch in Zeiten des Internets noch immer auch auf postalischem Weg statt. Und auch wenn eine E-Mail schneller beim ausländischen Geschäftspartner ist als ein Brief, wird in vielen Unternehmen noch zu Recht auf korrekte Geschäftsbriefe Wert gelegt.

Um den Aufbau von Geschäftsbriefen in englischer Sprache kennen zu lernen, gibt es einen Musterbrief (PDF-Format). Dieser kennzeichnet durch Großbuchstaben die einzelnen Bereiche eines Geschäftsbriefs, welche im Folgenden einzeln erläutert werden.

In der groben Struktur unterscheidet sich ein Geschäftsbrief in Englisch nicht sonderlich von dem in deutscher Sprache. Jedoch gibt es einige Details die zu beachten sind und auch den Unterschied zwischen amerikanischen und britischen Briefen ausmachen. Auf diese wird beim Betrachten der Briefabschnitte hingewiesen.

Briefkopf (engl. letterhead)

Bereich "A" im Musterbrief (PDF-Format).

Der Briefkopf befindet sich ganz oben auf dem Briefpapier (engl. letter paper) und enthält wichtige Daten vom Absender. So ist dort in der Regel das Unternehmenslogo abgebildet. Darüber hinaus die Anschrift und weitere kommunikationsrelevante Daten wie zum Beispiel eine Telefonnummer oder E-Mailadresse.

Das Briefpapier wird immer individueller. So sind im Briefkopf nicht mehr grundsätzlich die Kontaktdaten enthalten. Einige Unternehmen führen im Kopf beispielsweise nur noch das Logo auf und setzen Adresse, Telefon und ähnliches an das Ende des Briefpapiers. Auch Varianten die den klassischen Inhalt des Briefkopfs in einer rechten Spalte auf dem Papier aufführen, sind modern geworden. In der Gestaltung des Briefpapiers liegt viel Potential dem Unternehmen ein Gesicht zu geben und so ist vermehrt Kreativität gefragt.

Empfängeranschrift (engl. inside address)

Bereich "B" im Musterbrief (PDF-Format).

Die Empfängeranschrift sagt der Post, wohin der Brief geschickt wird. Wenn Sie auf einen Brief antworten, dann nutzen Sie als Empfängeranschrift diejenige Adresse, die im vorangegangen Brief im Briefkopf aufgeführt ist. Nutzen Sie keinen Briefumschlag (engl. envelope) mit Adressfenster (engl. window envelope), dann achten Sie darauf, dass die Empfängeranschrift im Brief und auf dem Umschlag identisch ist.

Amerikanische und britische Anschriften unterscheiden sich in einigen, wie folgt erläuterten, Punkten.

Amerikanische Anschrift:
World Investments Inc. Punkt nach Abkürzung für Incorporated
124 Ocean Boulevard Hausnummer vor Straßennamen
Los Angeles, CA 10268 Ort vor durch Komma getrennte Postleitzahl inkl. Bundesstaatenkürzel
United States of America (USA) Staat
Britische Anschrift:
Marc Taylor & Co Ltd keinen Punkt nach Abkürzung für Company und Limited
19 London Road Hausnummer vor Straßennamen
Aberdeen Ort alleine in einer Zeile
AB5 7GK Postleitzahl alleine in einer Zeile
Scotland Staat

Verwenden Sie bei amerikanischen Anschriften als Bestandteil der Postleitzahl ausschließlich die postalischen Abkürzungen der Vereinigten Staaten von Amerika.

Datum (engl. date)

Bereich "C" im Musterbrief (PDF-Format).

Das Datum wird rechtbündig in die letzte Zeile der Empfängeranschrift geschrieben. Es gibt verschiedene Schreibweisen des Datums. Die folgenden sind möglich.

Unüblich in englischen Geschäftsbriefen sind Schreibweisen die nur aus Zahlen bestehen, wie "06.05.2006". In Europa bedeutet dieses Beispieldatum zwar "6. Mai 2006", in Asien und den Vereinigten Staaten von Amerika wird es hingegen als "5. Juni 2006" verstanden. So kann es schnell zu Missverständnissen kommen.

Verwirrung stiftet oft auch die Schreibweise des Datums mit Schrägstrichen. In amerikanischem Englisch lautet die korrekte Schreibweise "Monat/Tag/Jahr", zum Beispiel "05/06/2006", in britischem Englisch "Tag/Monat/Jahr", zum Beispiel "06/05/2006". Das Jahr sollte stets ausgeschrieben werden. Aufgrund der verschiedenen Schreibweisen kann es sonst zu Irritationen kommen.

Auch Formate nach der DIN 5008 wie "2006-05-06" für "6. Mai 2006" sind in Englisch nicht zu verwenden.

Empfehlensweit ist die Schreibweise bei der zunächst der Tag, dann der ausgeschriebene Monat und schließlich das Jahr folgt, ohne Punkte ("6 May 2006"). Sie ist verbreitet im Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland und den Vereinigten Staaten von Amerika und entspricht, abgesehen von dem fehlenden Punkt, auch der in Deutschland üblichen Schreibweise.

Zu Händen (engl. attention line)

Bereich "D" im Musterbrief (PDF-Format).

Der Hinweis, zu welchen Händen der Brief gehen soll, erfolgt direkt nach der Empfängeranschrift. Er sorgt dafür, dass der Geschäftsbrief sofort an den Adressaten bzw. bei Abwesenheit seiner Vertretung weitergeleitet wird.

Neben der ausführlichen Schreiwebweise "For the attention of Mr Justin Carrington", kann auch zwischen "Attention: Mr Justin Carrington" und "Attn. Justin Carrington" gewählt werden.

Bezugszeichen (engl. reference)

Bereich "E" im Musterbrief (PDF-Format).

Wenn Sie auf einen Brief antworten, dann geben Sie Bezüge in der Bezugszeichenzeile an. So lässt sich der Brief zum Beispiel schnell dem Ansprechpartner auf der Gegenseite zuordnen oder in Zusammenhang mit vorangegangener Korrespondenz bringen.

Nach "Your ref:" schreiben Sie den Bezug des Absenders. Nach "Our ref:" schreiben Sie Ihre Bezugszeichen.

Bezugszeichen können zum Beispiel das Autorenkürzel und bzw. oder das Kürzel des Briefschreibers sein. Eine Bezugsangabe wie "RS/in" bedeutet zum Beispiel, dass der Brief von Rolf Schmitz verfasst wurde (Autorenkürzel immer in Großbuchstaben) und von Irina Nebel abgetippt wurde (Schreiberkürzel immer in Kleinbuchstaben).

Bezugszeichen können zum Beispiel auch Aktenzeichen oder Bestellnummern sein.

Anrede (engl. salutation)

Bereich "F" im Musterbrief (PDF-Format).

Egal in welcher Sprache, jeder Brief beginnt bekannterweise mit der Anrede. Die formelle Anrede in unpersönlicher Form lautet "Dear Sir or Madam" und entspricht dem deutschen "Sehr geehrte Damen und Herren". In einigen amerikanischen und kanadischen Briefen ist auch noch die Anrede "Ladies and Gentlemen" zu lesen. Sie ist jedoch aus der Mode gekommen und wird immer seltener verwendet.

Kennen Sie den Empfänger des Briefs, dann gehört es zum guten Ton ihn mit persönlichem Namen anzusprechen. Siezen Sie den Briefempfänger, dann nutzen Sie nur den Nachnamen. Beispielsweise "Dear Ms Jackson" oder "Dear Mr Sommer". In britischen Briefen folgt nach dem "Mr", "Mrs" bzw. "Ms" kein Punkt. Die amerikanische und kanadische Schreibweise ist jedoch mit Punkt, also "Mr.", "Mrs." bzw. "Ms.".

Bei der weiblichen Anrede verwenden Sie "Ms" bzw. "Ms.", wenn Sie nicht wissen, ob die Empfängerin verheiratet ist oder wissen, dass sie es nicht ist. Ist Ihnen bekannt, dass sie verheiratet ist, dann verwenden Sie stets "Mrs" bzw. "Mrs.".

Duzen Sie den Adressat, dann schreiben Sie beispielsweise "Dear Samantha" oder "Dear Jim".

Generell folgt nach der Anrede kein Komma, wie es zum Beispiel in deutschen Briefen üblich ist. Das erste Wort im Brieftext wird groß geschrieben.

Betreffzeile (engl. subject line)

Bereich "G" im Musterbrief (PDF-Format).

In wenigen Wörtern soll in der Betreffzeile kurz und prägnant der Grund oder Inhalt des Briefs wiedergegeben werden. So kann zum Beispiel ein irrtümlicher Empfänger innerhalb eines Unternehmens den Brief an die korrekte Kontaktperson weiterleiten, ohne diesen komplett lesen zu müssen.

Üblicherweise schreibt man die Betreffzeile fett oder unterstrichen. Einige Unternehmen, insbesondere amerikanische, schreiben auch den Vorläufer "Subject:" also "Betreff:" vor die Betreffzeile. Auch die Abkürzung "Re:" ist möglich.

In britischen Geschäftsbriefen wird die Betreffzeile in der Regel zwischen Anrede und Brieftext gesetzt, kann jedoch auch wie im Deutschen vor der Anrede stehen, was jedoch seltener vorkommt. In amerikanischen Geschäftsbriefen steht der Betreff über der Anrede.

Brieftext (engl. body of the letter)

Bereich "H" im Musterbrief (PDF-Format).

Der Text eines Briefs wird in Englisch "body" genannt. Das erste Wort im Brieftext wird groß geschrieben. Üblich ist es in englischen Briefen viele Absätze zu machen. Nach jedem Paragraf einen Absatz (engl. break).

Schreiben Sie einen Geschäftsbrief erstmals an ein Unternehmen, dann vergessen Sie nicht sich zu Beginn vorzustellen. Nennen Sie Ihren Namen, das Unternehmen für das Sie tätig sind und auch die Branche bzw. das Tätigkeitsfeld des Unternehmens.

Die Satzbausteine (engl. phrases) für verschiedene Geschäftsbriefe finden Sie ebenfalls auf WIRTSCHAFTSWISSEN.INFO.

Grußformel (engl. complimentary close)

Bereich "I" im Musterbrief (PDF-Format).

Nach dem Brieftext folgt die Grußformel, die den schriftlichen Abschluss des Briefs bildet.

Bei britischen Geschäftsbriefen ist es üblich "Yours faithfully" zu schreiben, wenn der Empfänger unbekannt ist, also eine unpersönliche Anrede gewählt wird. "Yours faithfully" entspricht dem klassischen "freundliche Grüße" bzw. dem nach dem Deutschen Institut für Normung nicht mehr aktuellen "mit freundlichen Grüßen". Die noch formalere Grußformel "Yours respectfully" entspricht dem deutschen "hochachtungsvoll". Ist der Empfänger des Briefs bekannt und wird er entsprechend in der Anrede angesprochen, wählen Sie die Grußformel "Yours sincerely", dessen Übersetzung gleich ist mit der von "Yours faithfully".

Bei amerikanischen Briefen schreibt man bei unpersönlicher und persönlicher Anrede "Sincerely" oder "Very truly yours".

Duzen Sie den Empfänger schreiben Sie eine informelle Grußformel. Bei britischen Briefen sind gängig "Best regards" (wird oft auch bei geschäftlichen E-Mails und Telefaxen genutzt), "Best wishes" und "Kind regards". Bei amerikanischen Briefen wird oft "Cordially" und "Regards" verwendet.

Unterschriften (engl. signature block)

Bereich "J" im Musterbrief (PDF-Format).

Die handschriftliche Unterschrift (engl. signature) wird nach der Grußformel geschrieben. Unter der Unterschrift steht üblicherweise der ausgeschriebene Name in Computerschrift. So weiß der Briefempfänger auch bei sehr unleserlichen Unterschriften, wer der Verfasser des Schreibens ist. Frauen schreiben manchmal nach dem Namen in Klammern, wie sie angesprochen werden wollen, also zum Beispiel "Miss"/"Miss." oder "Mrs"/"Mrs". Unter den Namen folgt wiederum die Abteilung oder bzw. und die Position im Unternehmen. Manchmal wird noch vor der Unterschrift zusätzlich die Firma genannt.

Schreibt jemand einen Geschäftsbrief beispielsweise im Auftrag seines Vorgesetzten, steht vor dem ausgeschriebenen Namen in Computerschrift oft "pp.", die Abkürzung für "on behalf of", was "im Auftrag von" (kurz i. A.) bedeutet.

Anlagen (engl. enclosures)

Bereich "K" im Musterbrief (PDF-Format).

Nach der Abkürzung "Encs:" für "enclosures" folgt eine Aufführung der Anlage bzw. Auflistung der Anlagen. Mehrere Anlagen werden nicht untereinander, sondern nebeneinander geschrieben und durch Semikolons getrennte. Neben dem eigentlichen Dokument kann auch die Anzahl der Seiten angegeben werden. Werden keine Anlagen beigefügt entfällt dieser Punkt ersatzlos.

Verteiler (engl. copies)

Bereich "L" im Musterbrief (PDF-Format).

Im Verteiler werden nach dem einleitenden "cc:" (bekannt von E-Mails), die Abkürzung für "carbon copy" was ursprünglich mit "Kohlepapierdurchschlag" und heute allgemeiner nur noch mit "Durchschlag" übersetzt wird, die Personen angegeben, die neben dem Briefempfänger eine Kopie des Schreibens erhalten. Bei Kopieempfängern innerhalb des Absenderunternehmens kann in Klammern zusätzlich nach dem Namen die Position im Unternehmen angegeben werden.