Personalakte

Der Arbeitgeber sammelt in der Personalakte alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen. Gesetzlich sind weder Form noch Inhalt geregelt. Arbeitsrechtliche Vorschriften regeln jedoch einige grundlegende Rechte.

Der Arbeitgeber entscheidet selbst, welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden. Zu den üblichen Inhalten zählen personenbezogene Unterlagen (zum Beispiel Bewerbungsunterlagen), Vertragsunterlagen, Gehalts- bzw. Lohnunterlagen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden, Bescheinigungen und Schriftverkehr sowie einiges mehr. Oftmals werden häufig benötigte Stammdaten auf einem Datenblatt zusammengefasst, das als erstes in der Akte liegt. Eignungstests und graphologische Gutachten dürfen nur mit Zustimmung des Arbeitgebers in die Personalakte aufgenommen werden.

Neben der Hauptakte können Arbeitgeber auch Nebenakten (auch "Beiakte", "Sonderakte") der Personalakte führen. In Nebenakten können etwa sehr sensible Unterlagen, zum Beispiel zum Gesundheitszustand, zu juristischen Streitigkeiten oder zur Vergütung, aufbewahrt werden. Damit kann das Unternehmen gewährleisten, dass Sachbearbeiter solch streng vertrauliche Unterlagen möglichst selten zu sehen bekommen. Aus organisatorischen Gründen ist es auch möglich, dass Teile der Personalakte, nach vorheriger Zustimmung des Arbeitnehmers bzw. Betriebsrats, an verschiedenen Betriebsstandorten aufbewahrt werden. In die Hauptakte muss ein entsprechender Verweis aufgenommen werden.

Personalakten sind streng vertraulich zu behandeln. Der Arbeitgeber hat dafür sorge zu tragen, dass keine unberechtigten Personen Einsicht nehmen können. Einsicht dürfen nur Unternehmensinhaber, Geschäftsführer und der direkte Vorgesetzte nehmen. Außerdem hat der Arbeitnehmer nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht auf Einsichtnahme in seine Akte, ohne dieses Vorhaben begründen zu müssen. Das Unternehmen muss seine Mitarbeiter darüber informieren, wann sie Einsicht in ihre Personalakte bzw. gegebenenfalls Personalakten nehmen können. Hierzu kann das Unternehmen zum Beispiel feste Sprechzeiten festlegen. Das Studium der Akte ist nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung gestattet. Der Mitarbeiter kann sich bei der Einsichtnahme aber beispielsweise durch ein Betriebsratsmitglied aber auch betriebsfremde Personen (zum Beispiel Rechtsanwalt, sachkundiger Verwandter) unterstützen lassen. Unbefugtes Entwenden und Herausnehmen von Unterlagen ist verboten. Umstritten ist, ob die Mitarbeiter Kopien von Dokumenten und Einträgen anfertigen dürfen. In jedem Fall kann der Arbeitnehmer sich jedoch Notizen machen.

Der Arbeitnehmer darf auch selbst Unterlagen zur Ablage in der Personalakte einreichen. Dazu zählen beispielsweise Weiterbildungszertifikate. Außerdem darf der Arbeitnehmer zu ihn betreffenden Maßnahmen Stellung nehmen und Gegendarstellungen zu Vorgängen, die der Arbeitgeber in die Akte eingebracht hat, abgeben. Die Erklärungen müssen sich jedoch immer auf den sachlichen Inhalt der Personalakte und nicht auf die formelle Art der Führung beziehen. Unterlagen mit nachweisbar falschen oder ehrverletzenden Fakten müssen von Arbeitgeber aus der Akte entfernt werden. Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt am Main haben Arbeitnehmer das Recht, nach zweieinhalb Jahren Abmahnungen aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen (ArbG Frankfurt/Main, Az. 6 Ca 7219/98).

Neben den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorschriften trifft den Arbeitgeber keine Pflicht, Personalunterlagen für eine bestimmte Dauer aufzubewahren. Jedoch empfiehlt es sich die Personalakte eine angemessene Zeit aufzuheben, zum Beispiel um der verspäteten Anforderung eines Arbeitszeugnisses gerecht zu werden. Mindestens sollten die Unterlagen für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufbewahrt werden, um auch für den Fall späterer juristischer Auseinandersetzungen gerüstet zu sein. Erforderlich ist das Aufbewahren der Unterlagen auch, wenn dem Arbeitgeber Ansprüche auf betriebliche Versorgungsleistungen zustehen.

Vermehrt führen Arbeitgeber zusätzlich zur Personalakte in Papierform digitale Akten (auch "elektronische Personalakte"). Damit die Personalunterlagen nicht mehr auch in Papierform aufbewahrt werden müssen, verlangt der Gesetzgeber von den Unternehmen den Einsatz revisionssicherer Software.

	empfehlenswerte Literatur zur Personalakte: