Mit der Personalbedarfsanalyse wird die Menge des zu beschaffenden Personals errechnet. Dazu ist es notwendig zunächst den Bruttopersonalbedarf, also den gesamten zukünftigen Personalbedarf, und den Personalbestand zu ermitteln. Die Differenz aus Bruttopersonalbedarf und Personalbestand ergibt den Nettopersonalbedarf. Folgende Formel verdeutlicht die notwendige Rechnung:
Bruttopersonalbedarf – Personalbestand = Nettopersonalbedarf
Im Folgenden eine beispielhafte Personalbedarfsrechnung über sechs Jahre. Mit Hilfe der Rechnung können Personalunter- und -überdeckungen und somit Personalzusatzbedarf und -überschüsse erkannt werden. In Folge dessen ist es Aufgabe der Personalabteilung geeignete Maßnahmen zu ergreifen (zum Beispiel Umschulung von Mitarbeitern oder Pensionierung).
| Jahr | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Istbestand am 1. Januar | 365 | 369 | 366 | 363 | 375 | 370 |
| geschätzte Personalabgänge | 7 | 2 | 5 | 11 | 3 | 5 |
| Sollbestand zum 31. Dezember | 369 | 366 | 363 | 375 | 370 | 381 |
| Personalbedarf | 11 | 0 | 2 | 23 | 0 | 16 |
| Ersatzbedarf | 7 | 0 | 2 | 11 | 0 | 5 |
| Neubedarf | 4 | 0 | 0 | 12 | 0 | 11 |
| Personalüberhang | 0 | 1 | 0 | 0 | 2 | 0 |
